Deux approches différentes existent :

• la comptabilité de trésorerie : l’association se devra d’établir un récapitulatif annuel de ses dépenses et ses recettes. Ce récapitulatif se présentera sous la forme d’un compte de résultat . Parallèlement à ce compte de résultat, l’association se devra de fournir une copie du relevé bancaire au 1^er et au dernier jour de l’exercice. La différence entre les deux soldes sera égale au résultat de l’exercice.

• la comptabilité d’engagements : il s’agit pour l’association d’établir une comptabilité respectant le plan comptable générale de 1982. C’est à dire une comptabilité soumise au principe de la partie double (bilan et compte de résultat). Un Expert Comptable pourra être demandé par la Ville du Havre si elle l’estime nécessaire.

La fourniture des comptes annuels des associations est rendue obligatoire par la loi n°2000-321 du 12 avril 2000. Dès lors qu’une subvention est versée à une association par un organisme public, l’ensemble des comptes de cette association est susceptible d’être consulté par tout citoyen. De plus, l’association doit faire figurer dans les annexes comptables, fournies à la Ville, les éléments permettant d’identifier l’origine, le montant total et la nature (fonctionnement ou équipement) de l’ensemble des subventions publiques reçues toutes provenances confondues.

Il s’agit pour l’association d’établir un récapitulatif prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes pour l’exercice à venir (subvention de fonctionnement) ou pour une manifestation précise (subvention affectée). Ce prévisionnel doit être le plus précis possible, les libellés ne sont pas limitatifs et devront être développés.

L’association a pour obligation de nommer un Commissaire aux Comptes dès lors (non cumulatif) :

• qu’elle aura reçu de la Ville, un montant cumulé de plus de 
  75 000 euros de concours financiers ;

- que l’association exerce une activité économique et dépasse, à la fin de l’exercice ou l’année civile, les chiffres ci-dessous pour deux des trois critères suivants (décret n°85-295 du 1^er mars 1985) :

• effectif salarié supérieur à 50 personnes ;
• chiffre d’affaires H.T. supérieur à 3,1 millions d’euros ;
• total du bilan comptable supérieur à 1,55 millions d’euros ;

- que l’association bénéficie d’une subvention publique supérieure à 150 000 euros toutes provenances confondues (loi n°93-122 du 29 janvier 1993 et décret n°93-568 du 27 mars 1993).

La loi n°2000-321 du 12 avril 2000 et son décret d’application n°2001-495 du 6 juin 2001 relatifs aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, impose à la Ville du Havre de signer une convention avec les organismes de droit privé bénéficiant d’une subvention supérieure à 23 000 euros.

L’association transmettra à la Ville chaque année et au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel a été attribuée la subvention, les pièces suivantes :

• les derniers comptes annuels approuvés par l’Assemblée Générale de l’association ;

• le rapport du Commissaire aux Comptes agréé portant sur les comptes annuels de l’exercice précédent (si nécessaire) ;
• le rapport de gestion présenté à la dernière Assemblée Générale ;

• le rapport d’activités relatif au dernier exercice connu ;
• les attestations URSSAF, ASSEDIC, etc. certifiant la satisfaction par l’association de ses obligations sociales ;
• les statuts et toute modification statutaire ainsi que la liste à jour des membres du bureau et du Conseil d’Administration ;
• la situation sociale de l’association.